EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL – POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Conscientes de la importancia que tiene la protección y el buen manejo de la información personal suministrada los titulares de la información, EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL, quien actúa como responsable de la información recibida, ha diseñado la presente política y procedimientos que en conjunto permiten hacer un uso adecuado de sus datos personales.

Conforme a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el cual desarrolla el derecho fundamental al habeas data, referido al derecho que tienen todos los ciudadanos de conocer, actualizar, rectificar los datos personales que existan sobre ellos en bases de datos y en archivos, tanto de bases públicas como privadas, lo cual se relaciona indefectiblemente con el manejo y tratamiento de la información que los receptores de información personal deben tener en cuenta. Dicho derecho se ha desarrollado mediante la expedición de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, con base en los cuales EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL en calidad de RESPONSABLE de los datos personales que recibe, maneja y trata la información y procede así a expedir la presente política de tratamiento de datos personales, la cual se pone en conocimiento del público para que conozcan la manera como EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL trata su información. Lo dispuesto en la presente política de tratamiento de datos personales es de obligado cumplimiento por parte de EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL, sus administradores, trabajadores, contratistas y terceros con los que EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL entable relaciones de cualquier índole.

• Objetivo

Con la implementación de esta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los visitantes, proveedores, empleados, contratistas y terceros de quienes EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17 de la referida ley.

1. Definiciones

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento. Esta puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización.

Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).

Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

Consulta: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre él en bases de datos o archivos.

Para efectos de la presente política, EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL advierte el carácter facultativo que tiene el titular del dato personal para suministrar este tipo de información en los casos en los cuales, eventualmente, puedan solicitarse.

• Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co.).

Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

• Dato personal privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.
• Dato personal semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
• Responsable del Tratamiento: Persona que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
• Estar “Autorizado”, es que EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL y todas las personas bajo la responsabilidad del mismo, que por virtud de la autorización y de la Política tienen legitimidad para someter a tratamiento los datos personales del titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
• “Habilitación” o estar “Habilitado”, es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL a terceros, en cumplimiento de la ley aplicable, para el tratamiento de datos personales, convirtiendo a tales terceros en encargados del tratamiento de los datos personales entregados o puestos a disposición.
• Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo Art. 15 de la Ley 1581 de 2012.
• Titular del dato: Es la persona natural a que se refiere la información.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Requisito de procedibilidad: El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, lo anterior según el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

Principios para el tratamiento de datos personales

El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley. En consecuencia, se aplican para efectos de la presente política, los siguientes principios:

• Principio de legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglamentada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley.
• Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

Todo nuevo proyecto al interior de El EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL, que implique el Tratamiento de Datos Personales deberá ser consultado con la persona que ésta designe como encargada de la función de protección de datos para asegurar el cumplimiento de la política y de las medidas necesarias para mantener la confidencialidad del dato personal.

Derechos de los titulares de los datos

En concordancia con las disposiciones legales vigentes, son derechos de los titulares de la información personal los siguientes:

• Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error.
• Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL salvo en aquellos casos en los que legalmente el responsable está liberado de tener autorización para tratar los datos del titular.
• Derecho a ser informado por el EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.
• Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data.
• Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.
• Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL.

La información y/o datos personales que recolectamos de usted, son los siguientes:

Tipo de persona:

Natural: nombres y apellidos, tipo de identificación, número de identificación, género, estado civil y fecha de nacimiento, correo electrónico, datos del inmueble, datos de vehículos, datos bancarios, datos familiares, imágenes captadas por cámaras de seguridad.

Jurídica: razón social, NIT, dirección, teléfono, celular, correo electrónico, país, ciudad, datos financieros (cuentas bancarias para pagos y transferencias), datos de inmuebles, datos de vehículos.

Información requerida:

Información que es o podría ser necesaria para efectos de asesoría o contratación de servicios, en la medida en que se requiera el suministro de datos personales, bajo cualquiera de los medios en que se llegare a requerir:

Solicitud de reclamación: nombres, apellidos, número de identificación, dirección, teléfonos, ciudad, email y comentarios.

Reporte de problemas técnicos: nombres, apellidos, dirección, teléfonos, ciudad, email y comentarios.

Datos biométricos: imágenes, video, audio, huellas dactilares que identifiquen o hagan identificable a nuestros clientes, usuarios o cualquier persona que ingrese o se encuentre o transite en cualquier lugar que EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL haya implementado o llegare a implementar dispositivos de captura de dicha información.

Estos datos pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centro de procesamiento de datos ya sean propios o contratados con proveedores, localizados en distintos países, lo cual es autorizado por nuestros clientes/usuarios, al aceptar la presente política de tratamiento y protección de los datos personales.

El EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL se reserva el derecho a mejorar, actualizar, modificar, suprimir cualquier tipo de información, contenido, dominio o subdominio, que pudiera aparecer en el sitio web, sin que exista obligación de preaviso, entendiéndose como suficiente con la publicación en los sitios web del EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL. Para la solución de peticiones legales o internas y para la prestación u ofrecimiento de nuevos servicios o productos.

Tratamiento, alcance y finalidades

1. EL EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL informa a los titulares que los datos recolectados de nuestros visitantes, empleados, contratistas y proveedores podrán ser utilizados para las siguientes finalidades. El tratamiento podrá realizarlo El EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL directamente o por intermedio de sus contratistas, consultores, asesores y/o terceros encargados del tratamiento de datos personales, para que lleven a cabo cualquier operación, servicio o conjunto de operaciones tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, clasificación, transferencia y transmisión (el “Tratamiento”) sobre la totalidad o parte de sus datos personales:
2. La sustentación de la relación contractual establecida con el EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL.
3. La prestación de servicios relacionados con la administración de El EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL.
4. La realización de todas las actividades relacionadas con temas de interés de El EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL, se incluirá en una lista de correos electrónicos, grupos de WhatsApp, o en otros medios de divulgación, para el envío de la información pertinente.
5. Enviar información sobre eventos, citación a reuniones, información de emergencia, seguridad, procedimientos internos, cambios en los procedimientos y en general cualquier situación que afecte o se relacione con El EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL y el bienestar de sus residentes o visitantes
6. Gestionar sus solicitudes, aclaraciones, e investigaciones.
7. Elaborar estudios y programas relativos a El EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL y al SG-SST.
8. El afinamiento de los filtros de seguridad, transacciones bancarias para recibo de dineros y realización de pagos a terceros, confirmar y procesar dichas transacciones, con su entidad financiera, con nuestros proveedores de servicios y con usted mismo.
9. Realizar evaluaciones periódicas de los servicios de administración a efecto de mejorar la calidad de los mismos.
10. El envío, por medios tradicionales y electrónicos, de información que tengan que ver con El EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL.
11. La solicitud de encuestas de satisfacción, que no queda obligado a contestar.
12. Realizar la transmisión y/o transferencia de datos a otras empresas, entidades o terceros con el fin de cumplir las obligaciones adquiridas y que tengan que ver con EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL.
13. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas por el EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL con sus proveedores, contratistas y empleados.
14. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por organismos de control y demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los datos personales.
15. Para efectos de seguridad y vigilancia de los trabajadores, visitantes, contratistas, y de las instalaciones de EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL, esta recolecta información sobre quienes ingresan a sus instalaciones y podría entregarla a los usuarios, empresas de seguridad y/o autoridades que lo requieran. Para tal efecto, ha dispuesto cámaras de vigilancia que podrán tomar imágenes en fotografía y/o video (incluidos menores de edad). Al ingresar a las instalaciones, se acepta el tratamiento de tales imágenes como datos personales por parte de EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL, en los términos de esta Política de Tratamiento de Datos.
16. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sea necesaria para cumplir con el objeto de EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL.

• Además de las anteriores finalidades generales, los datos recolectados de trabajadores (si los hubiere), funcionarios delegados por contratistas y/o contratistas, serán usados para:

1. . Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas por el EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL con los trabajadores titulares de la información, con relación a pago de salarios, prestaciones sociales, y demás consagradas en el contrato de trabajo y normatividad laboral vigente, en el evento en que El EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL tuviere trabajadores.
2. . Informar al funcionario o contratista las novedades que se presenten en desarrollo del contrato respectivo y hasta después de su finalización.
3. . Evaluar la calidad de los servicios que brindamos.
4. . Realizar estudios internos sobre los hábitos del funcionario o contratista titular de la información o solicitar información personal para el desarrollo de programas o sistemas de gestión.
5. . Realizar los pagos que deban hacerse a los contratistas.
6. . Gestionar sus solicitudes, administración de actividades, aclaraciones e investigaciones.
7. . Realizar requerimientos destinados al cumplimiento de las obligaciones derivadas de los contratos.
8. . El envío, por medios tradicionales y electrónicos, de información relativa a El EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL.
9. . Elaborar estudios y programas que son necesarios para El EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL.
10. . Realizar la transmisión y/o transferencia de datos a otras empresas, entidades o terceros con el fin de cumplir las obligaciones adquiridas.
11. . La solicitud de encuestas, que el funcionario o contratista no queda obligado a contestar.
12. . Trasladar bien a título de transmisión o de transferencia, la información recibida a todas las entidades judiciales y/o administrativas cuando ello sea necesario para el cumplimiento de los deberes como empleador para cumplir las obligaciones propias de orden laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos.
13. . Trasladar la información personal del funcionario o contratista a los terceros que legítimamente tengan la facultad de acceder a dicha información.
14. . Entregar bien a título de transmisión o transferencia la información personal del funcionario o contratista a todas las entidades que tengan relación con el cumplimiento del responsable en su calidad de contratante.
15. . Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para el cumplimiento del objeto de EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL y sus obligaciones contractuales adquiridas en virtud de la celebración del contrato respectivo o por ministerio de la ley.
16. . El tratamiento de los datos personales se realizará previa autorización del titular del dato, salvo en los eventos en los cuales el dato es de naturaleza pública. Para esto, se ha implementado un formato de autorización para el tratamiento de datos, el cual deberá ser diligenciado por el titular de la información en el momento mismo en que entrega su información personal. En dicha autorización se explica el alcance y las finalidades del tratamiento de los datos personales, se hace alusión a la autorización por otro, los datos de menores de edad y datos sensibles, así como también se define el canal de atención de los titulares que desean ejercer los derechos contemplados dentro del habeas data y, se indica el lugar en el cual se encuentra alojada la presente política. Para efectos de adelantar el tratamiento de los datos, EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL emplea todas las actividades tendientes a conservar la confidencialidad de la información.
17. . La autorización se obtendrá a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, formularios, formatos, actividades presenciales o por medio de redes sociales, etc. La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó autorización para el tratamiento de su información.
18. . Si usted nos suministra información personal sobre una persona distinta a usted, como su cónyuge, familiar o visitante, entendemos que usted cuenta con la autorización de dicha persona para suministrarnos sus datos; y no verificamos, ni asumimos la obligación de verificar la identidad del usuario/cliente, ni veracidad, vigencia, suficiente y autenticidad de los datos de cada uno de ellos, proporcione. En virtud de lo anterior, no asumimos responsabilidad por daños o perjuicios de toda naturaleza que pudiera tener origen en la falta de veracidad, homonimia o a la suplantación de la información de la identidad.
19. . Los Datos Personales recolectados serán objeto de tratamiento manual o automatizado e incorporados a los correspondientes archivos o bases de datos (en adelante, el «Archivo») de EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL, bien sea en calidad de encargado del tratamiento y responsable de la protección de los datos. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
20. . Cuando se trate de menores de edad y en los casos en que se produzca la recolección de sus datos personales, EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL solicitará siempre la autorización de quien tenga la representación legal del menor. EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL propenderá porque en todo momento se respeten los derechos de los mismos, y su interés superior y prevalente. El representante deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los menores de edad. Se informa a los representantes, del carácter facultativo de responder preguntas sobre datos de los menores de edad. La recolección de imágenes de menores de edad captada por las cámaras de videovigilancia del Edificio, se entiende autorizada por parte de su representante legal o responsable, con el ingreso a El EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL.
21. . EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL ha adoptado los niveles de seguridad de protección de los datos personales legalmente requeridos, y ha instalado todos los medios y medidas técnicas a su alcance para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y sustracción ilegítima de los datos personales facilitados a EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL, no obstante, el titular debe ser consciente que las medidas de seguridad en Internet no son inquebrantables.
22. . Si usted elige eliminar su información, en la medida de lo permitido por la ley, conservaremos en nuestros archivos cierta información personal con el objeto de identificar contable y tributariamente los datos de las transacciones realizadas, prevenir el fraude, resolver disputas, investigar conflictos o incidencias, hacer cumplir nuestros términos y condiciones de uso y cumplir con requisitos legales.
23. . No obstante, en el momento en que usted decida revocar su autorización, la información alojada no será utilizada para las finalidades aquí previstas, solamente en los términos estrictamente necesarios y definidos en el párrafo anterior.
24. . Si la información personal fue recolectada o suministrada con anterioridad al 30 de julio de 2013 y usted no manifestó su oposición para que sus datos personales sean transferidos, se entenderá que ha otorgado su consentimiento. En el evento en que desee ratificar su consentimiento o manifestar su negativa lo puede indicar a través del siguiente correo electrónico: virreyph@gmail.com Transferencia nacional o internacional de datos personales

EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL podrá realizar la transferencia de datos a otros responsables del tratamiento cuando así esté autorizado por el titular de la información o por la ley o por un mandato administrativo o judicial.

Transmisión internacional y nacional de datos encargados

EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL podrá enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera de la República de Colombia en los siguientes casos: a) Cuando cuente con autorización de titular y b) cuando sin contar con la autorización exista entre el responsable y el encargado un contrato de transmisión de datos.

Deberes del responsable del tratamiento

El responsable del Tratamiento de Datos es EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL, y tendrá los siguientes deberes:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Adoptar el manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Deberes de los encargados del tratamiento

El encargado del tratamiento de datos es el Gerente Comercial de EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
• Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley.
• Aplicar el manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Peticiones, quejas y reclamos

Para efectos de recibir las peticiones, reclamaciones y consultas relacionadas con el manejo y tratamiento de datos personales, EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL ha destinado el correo electrónico virreyph@gmail.com indicar correo del responsable de habeas data, para canalizarlas, estudiarlas y contestarlas. Por lo tanto, a dicha dirección podrán enviar sus solicitudes, las cuales se tratarán conforme lo dispone la Ley 1581 de 2012:

Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en nuestra base de datos. EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, y se señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado y se señalará la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• En todo caso, el titular o el causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL.
• El área responsable para efectuar la recepción y trámite de las reclamaciones es la Gerencia.
• La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• PROCEDIMIENTOS:

Sin perjuicio que el órgano competente de EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL, adopte un Manual de Procedimientos, a continuación, se establecen los siguientes para facilitar la implementación:

DIVULGACION:

El EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL realizará todos los actos pertinentes para facilitar el acceso y consulta de la Política de Tratamiento de Datos, a través de mecanismos tales como:

1. Publicación en la Página web de El EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL, si existiere.
2. Envío a los correos electrónicos con acuse de recibo para dejar constancia de su recepción.
3. Hablador en la recepción indicando que puede ser consultada en versión impresa que debe permanecer en la Recepción.
4. Publicación en la cartelera de las instalaciones, si existiere.

Cualquier ajuste, modificación o adición que se le hiciere a este documento, requiere su nueva divulgación, resaltando las partes modificadas.

RESPONSABILIDADES DE TERCEROS VINCULADOS (proveedores, contratistas, trabajadores, entre otros) ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO:

En ampliación de los Deberes de los encargados del tratamiento, arriba enunciados, es importante que la Gerencia tenga presente la exigencia de cumplimiento de los terceros vinculados a EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL, que, por la ejecución de los servicios contratados, sean encargados del tratamiento de datos, esto es, que por los servicios que presten, tengan acceso y manejo de este tipo de información. A modo de ejemplo, está el servicio de vigilancia que incluye el manejo y control de los videos tomados por las cámaras de seguridad de EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL.

Bajo el entendido que los contratistas de EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL, están bajo las órdenes del Gerente como representante del contratante de los servicios, lo cual implica que solo a través de éste se adelante toda solicitud o requerimiento relativo a los servicios, el personal, la información, los datos personales recogidos. Retomando el ejemplo anterior, si un visitante necesita un video puntual, debe solicitarlo por escrito a la dirección de El EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL, indicando fecha, hora exacta y motivo o finalidad de la solicitud. El Gerente Comercial procederá a solicitarlo al proveedor para su verificación y definir si se puede o no entregar.

VIDEOS DE SEGURIDAD: Por tratarse de elementos que contienen datos personales sujetos al tratamiento, representados en imágenes, tal y como lo define la presente Política, es importante tener en cuenta que un video puede contener imágenes de diferentes personas, quienes, como titulares de sus datos, deben autorizar cualquier manejo que se le quiera dar al video. Por esto, ante cualquier solicitud de visitantes, y/o de una autoridad pública en ejercicio de sus funciones, la cual debe ser por escrito y motivada, relativa al acceso de un video puntual, la Gerencia debe verificar en primer lugar, si el video solicitado tuviere imágenes de otras personas y si ellas han autorizado o no su utilización a través del formato de Autorización de Tratamiento de Datos Personales que acompaña la presente Política. Si la persona titular de la imagen, no ha autorizado, se debe informar de esta restricción al solicitante, y se verificará si técnicamente puede hacerse la anonimización para ocultar la imagen de quien no autorizó. Si quienes aparecen en el video, todos han autorizado, se le puede entregar, dando la instrucción al proveedor para que lo suministre y al entregarlo, dejar constancia escrita, indicando que solo puede ser usado para los fines expresados en la solicitud.

Si existe una solicitud de un video puntual, por contener imágenes de un hecho específico, El Gerente Comercial debe solicitar por escrito al proveedor que lo conserve, evitando que sea borrado. En este caso se deberá exigir al proveedor, el mantenimiento de la cadena de custodia de los videos, para evitar que pierdan su validez probatoria.

En todo caso debe tenerse en cuenta que el proveedor guarda los videos de seguridad por 15 días; si la solicitud de un video puntual se efectúa después del plazo en que el proveedor lo ha eliminado, no se podrá hacer entrega del mismo.

Buenas Prácticas

• El EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL debe dejar trazabilidad documentada de todas estas actuaciones, conservándolas en archivo específico de El EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL.
• El EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL debe incluir en los contratos de los terceros que presenten sus servicios las cláusulas relativas a la confidencialidad de la información de EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL, otros proveedores, así como de su compromiso a la aplicación de la Política de Tratamiento de Datos de El EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL; su responsabilidad por el incumplimiento de los deberes como encargados del tratamiento de los datos personales a los que accedan en ejercicio de los servicios contratados, así como de la seguridad para su conservación y cadena de custodia1.
• Cuando los visitantes, presenten solicitudes para acceder a documentos, videos o cualquier información que no esté expresamente reservada, cuya consecución u obtención genere costos que excedan los conceptos o los valores del presupuesto, podrán ser avaluados y cobrados al solicitante, informándole por escrito que su solicitud será atendida una vez consigne la suma correspondiente, detallando los valores y conceptos individuales.

Datos del responsable del tratamiento

Razón social: EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL.

Dirección: Cra 18 # 86A-69, Bogotá, Colombia.

Correo Electrónico: virreyph@gmail.com indicar correo del responsable de habeas data

Vigencia: Esta política fue adoptada en enero de 2024 y se publicará en los sitios que defina EDIFICIO VIRREY – PROPIEDAD HORIZONTAL. Entra en vigencia a partir de la fecha de publicación.